O Google está avançando mais uma etapa na transformação do Workspace em uma plataforma de trabalho baseada em inteligência artificial. A companhia anunciou a expansão das instruções personalizadas persistentes do Gemini para Drive, Chat, Gmail, Sheets e Slides, permitindo que preferências definidas pelo usuário sejam reutilizadas entre diferentes aplicativos.
A informação da imagem está essencialmente correta, mas mistura dois anúncios diferentes feitos em 2 de setembro de 2026.
O primeiro amplia as instruções personalizadas do Gemini para novos aplicativos do Workspace. O segundo adiciona quatro novas ações ao Workspace Studio, plataforma de automação baseada em agentes do Google.
Não se trata, portanto, simplesmente de um novo Gemini sendo lançado simultaneamente dentro de cinco aplicativos. O Gemini já estava presente em várias dessas ferramentas. A novidade é principalmente a persistência das preferências entre diferentes superfícies do Workspace, acompanhada de novas capacidades de automação.
Gemini passa a lembrar como cada usuário prefere trabalhar
O Google havia introduzido anteriormente instruções personalizadas persistentes no Google Docs.
Agora, a funcionalidade está sendo ampliada para:
Ask Gemini no Google Drive; Ask Gemini no Google Chat; e o painel lateral do Gemini no Gmail, Google Sheets e Google Slides.
A ideia é semelhante às instruções personalizadas existentes em assistentes de IA.
O usuário pode definir preferências como estilo de escrita, formato das respostas, nível de detalhamento e outras regras que deseja utilizar regularmente.
Depois de salvas, essas instruções passam a acompanhar suas interações com o Gemini nas superfícies compatíveis.
Não será mais necessário repetir o mesmo prompt
Imagine um executivo que sempre queira resumos curtos, profissionais e divididos em três tópicos.
Hoje ele poderia precisar repetir:
“Faça um resumo executivo, objetivo, com três pontos principais.”
Com as instruções persistentes, essa preferência pode ficar registrada.
Ao abrir o Gemini no Gmail para resumir uma conversa, no Drive para analisar arquivos ou no Sheets para trabalhar com uma planilha, a IA pode levar a preferência em consideração automaticamente.
Outro usuário poderia determinar que o Gemini sempre responda em português, mantenha determinado tom de comunicação ou utilize uma estrutura específica em documentos.
O objetivo é transformar a IA de uma ferramenta que recebe instruções isoladas em um assistente com configuração contínua de trabalho.
Preferências são compartilhadas entre diferentes aplicativos
Esse é um dos pontos mais relevantes da atualização.
As instruções não precisam ser configuradas individualmente para cada aplicativo.
O usuário pode declarar uma preferência em uma das superfícies compatíveis e posteriormente gerenciar as instruções salvas na área de Personalização.
Essas regras passam então a ser utilizadas pelo Gemini nas demais superfícies suportadas.
Isso aproxima os aplicativos do Workspace de uma experiência integrada.
Em vez de Gmail, Drive, Chat, Sheets e Slides possuírem assistentes completamente isolados, o Google começa a construir uma camada comum de inteligência e personalização sobre todo o ambiente de trabalho.
Liberação começou em 2 de setembro
O rollout das instruções personalizadas começou em 2 de setembro de 2026 para domínios Rapid Release e Scheduled Release.
A distribuição é gradual e pode levar até 15 dias para aparecer para todos os usuários elegíveis.
A funcionalidade está disponível para clientes do Google Workspace que já possuem acesso às respectivas experiências do Gemini.
Um detalhe importante para empresas é que, segundo o Google, não existe controle administrativo específico para desativar as instruções personalizadas nesta atualização.
Workspace Studio ganha quatro novas ações
No mesmo dia, o Google anunciou outra expansão importante.
O Google Workspace Studio recebeu quatro novos passos para criação de fluxos automatizados.
Eles permitem:
- copiar arquivos ou pastas no Drive;
- mover arquivos ou pastas no Drive;
- responder mensagens dentro de threads do Gmail;
- enviar respostas para espaços e conversas do Google Chat.
A diferença parece pequena, mas amplia significativamente o que agentes conseguem realizar.
O Workspace Studio deixa de apenas analisar informações e passa a executar mais ações diretamente sobre o ambiente corporativo.
Um e-mail pode iniciar todo um processo automaticamente
Considere uma empresa que recebe solicitações de clientes por Gmail.
Um fluxo pode identificar determinada mensagem, utilizar Gemini para analisar seu conteúdo, classificar a solicitação e depois responder automaticamente dentro da mesma conversa.
Em outro cenário, um documento recebido pode ser analisado e movido para a pasta correta do Drive.
Uma cópia também pode ser criada automaticamente para iniciar um novo processo.
Depois, o fluxo pode enviar uma mensagem para determinada equipe no Google Chat.
Tudo isso pode acontecer sem que um funcionário precise manualmente alternar entre vários aplicativos.
Google está transformando Workspace em plataforma de agentes
O Workspace Studio é uma peça central dessa estratégia.
A ferramenta permite construir automações utilizando linguagem natural e componentes de IA.
Ao longo de 2026, o Google adicionou recursos importantes ao sistema.
Os fluxos já podem consultar Gems personalizados, utilizar notebooks do NotebookLM como fontes de conhecimento e percorrer listas ou linhas de uma planilha para executar ações repetidamente.
Também podem utilizar informações produzidas pelo Google Meet e criar blocos no Calendar.
Com as novas ações de Drive, Gmail e Chat, esses fluxos passam a conseguir realizar tarefas mais completas de ponta a ponta.
Planilha pode virar ponto de partida para dezenas de ações
Um recurso lançado anteriormente permite ao Workspace Studio executar loops sobre informações de uma planilha.
Isso cria possibilidades interessantes quando combinado com Gemini.
Imagine uma planilha contendo uma lista de clientes.
O sistema pode percorrer cada linha, analisar as informações, utilizar IA para produzir conteúdo personalizado e executar uma ação correspondente.
Ou notas de uma reunião podem ser analisadas para identificar tarefas e criar processos diferentes para cada item encontrado.
A automação deixa de ser apenas “se acontecer X, faça Y”.
Ela começa a incorporar interpretação de linguagem, contexto e decisões produzidas por modelos de IA.
Automação também aumenta preocupação com segurança
Quanto mais autonomia um agente possui, maior é o risco caso algo saia errado.
Mover um arquivo é diferente de simplesmente resumir seu conteúdo.
Responder um e-mail é diferente de sugerir uma resposta.
Enviar uma mensagem para uma pessoa externa também pode significar compartilhar informações confidenciais.
O Google está adicionando controles justamente para esse cenário.
Administradores podem desativar determinados tipos de ações do Workspace Studio e exigir aprovação humana quando um fluxo puder compartilhar informações com pessoas fora da organização.
Ações dos agentes também deixam rastros de auditoria
A empresa vem ampliando mecanismos de segurança específicos para o Workspace Studio.
Eventos de configuração e execução podem aparecer nos registros de auditoria.
Ações realizadas pelo fluxo — como modificações em arquivos ou envio de e-mails — também podem carregar informações que ajudam administradores a identificar qual automação executou determinada operação e quem é seu proprietário.
Isso é particularmente importante na era dos agentes.
Quando um funcionário envia um e-mail errado, a empresa sabe quem realizou a ação.
Quando uma IA envia a mensagem, surge uma nova pergunta:
qual agente fez isso, utilizando quais permissões e sob responsabilidade de quem?
A infraestrutura corporativa precisa começar a responder a essas perguntas.
Google também criou gerenciamento de acesso para agentes
Outra camada apresentada pelo Google permite que administradores controlem o acesso dos fluxos a diferentes serviços.
Uma organização pode, por exemplo, revogar o acesso de determinado fluxo ao Drive.
Também existem controles relacionados a Data Loss Prevention, compartilhamento externo e integrações.
A direção é clara: agentes estão deixando de ser simples assistentes e ganhando identidade, permissões e capacidade operacional dentro das empresas.
Gemini também começa a compreender o contexto completo do trabalho
A estratégia vai além das instruções personalizadas.
O Google apresentou em 2026 o Workspace Intelligence, uma camada destinada a fornecer ao Gemini compreensão contextual sobre o trabalho do usuário.
A tecnologia pode utilizar informações presentes em Gmail, Chat, Calendar e Drive — incluindo Docs, Sheets e Slides — para fornecer contexto às tarefas generativas.
A ideia é eliminar parte da necessidade de explicar manualmente à IA onde estão os dados relevantes.
Se alguém pedir informações sobre um projeto, o Gemini poderá encontrar contexto espalhado por diferentes ferramentas autorizadas.
Isso transforma o Workspace em algo próximo de uma grande base de conhecimento corporativa conectada à IA.
Google prepara disputa pelo “sistema operacional do trabalho”
Microsoft e Google estão caminhando na mesma direção.
A disputa não envolve mais apenas saber quem possui o melhor editor de documentos, planilha ou serviço de e-mail.
O objetivo é controlar a camada de inteligência que conecta todas essas ferramentas.
Se uma IA conhece documentos, mensagens, reuniões, planilhas e calendário, ela passa a possuir contexto suficiente para executar partes significativas do trabalho administrativo.
Com agentes, essa IA deixa de apenas responder perguntas.
Ela pode agir.
A próxima fase do Workspace é executar trabalho
Essa talvez seja a mudança mais importante por trás dos anúncios.
A primeira geração de IA generativa dentro dos aplicativos ajudava a escrever um e-mail, resumir um documento ou criar uma apresentação.
A segunda geração começa a conectar essas capacidades.
Um sistema pode interpretar uma mensagem, consultar documentos, analisar uma planilha, tomar uma decisão dentro de regras predefinidas e executar uma ação.
As instruções persistentes adicionam outro elemento: o agente começa a conhecer também a maneira como o usuário prefere trabalhar.
O resultado é um Workspace progressivamente menos baseado em comandos individuais e mais orientado a objetivos.
Gmail, Drive, Chat, Sheets e Slides continuam existindo como aplicativos separados.
Mas o Gemini começa a funcionar como uma camada que atravessa todos eles — enquanto o Workspace Studio transforma essa inteligência em ações.
O Google está, na prática, preparando seu pacote de produtividade para uma era em que o usuário não apenas utiliza aplicativos: ele delega processos inteiros a agentes de IA.
